CONTEXTE

La raison d'être et l'activité principale de MSF consistent en un travail humanitaire et médical, en particulier dans les situations de conflit et de crise. Comme décrit dans la Charte de MSF, l'organisation offre une assistance aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes naturelles et aux victimes de conflits armés, sans aucune discrimination d'origine, de nationalité, religion, philosophie ou politique.

Le Centre Opérationnel MSF de Bruxelles (OCB) emploie plus de 10 350 personnes, dont plus de 90 % travaillent dans des contextes d'intervention dans 37 pays.

Le bureau de la Direction Générale (DG) de l'OCB est constitué du Directeur Général, de 2 Directeurs Généraux Adjoints (DGD) et d'un Executive Management Support ayant pour rôle de superviser et de piloter la stratégie globale, le fonctionnement du Centre Opérationnel, ses opérations médico-humanitaires, ses ressources et le positionnement de MSF.

En tant que Executive Management Support, vous êtes responsable de fournir un soutien complet et proactif à la Direction Générale MSF-OCB et, le cas échéant, au Comité des Directeurs de l'OCB (CoDir), ainsi que d'améliorer sa gestion des connaissances et de l'information et sa communication interne.
Vous êtes également responsable des flux d'informations entre toutes les autres plateformes exécutives, telles que les Directeurs Généraux du Groupe OCB (DG 12), de MSF Brésil, MSF Danemark, MSF Hong-Kong, MSF Italie, MSF Luxembourg, MSF Norvège, MSF Afrique du Sud, MSF Suède, MSF Liban, MSF Taïwan et MSF Finlande.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Soutien stratégique, communication interne et gestion de l'information et des connaissances pour l'équipe de direction de l'OCB et les différentes plateformes exécutives de l'OCB

Soutenir la DG dans l'orientation du CoDir vers l'atteinte de ses objectifs collectifs :
● Superviser les communications internes et externes concernant les calendriers des réunions, les ordres du jour et les mesures à prendre après les réunions afin d'assurer la coordination et l'alignement
● Assister le DG et les DGD dans la préparation et la communication des ordres du jour des réunions de toutes les plateformes et assurer la coordination et la planification entre l'exécutif et l'associatif
● Coordonner la préparation des documents relatifs aux réunions et collecter les informations pertinentes auprès de l'équipe de direction afin de préparer les mises à jour exécutives
● Assumer la responsabilité du suivi des mesures à prendre, des produits à livrer et des autres engagements identifiés afin de s'assurer que les tâches assignées sont accomplies conformément aux accords conclus lors des réunions. Assurer une surveillance proactive de l'état d'avancement des dossiers identifiés et informer en temps utile les plateformes ou les parties prenantes concernées
● Assurer et améliorer la gestion de l'information et des connaissances pour l'équipe DG et CoDir. Agir en tant que référent pour les documents clés, les décisions et les mises à jour concernant la direction générale au sein d'OCB
● Soutenir la DG et les DGD lors de présentations, réunions, conférences et événements
● Veiller à ce que les équipes de direction et/ou l'ensemble du personnel reçoivent un retour d'information sur les résultats des discussions qui les concernent ou qui concernent leurs projets
● Assurer une synthèse efficace des principaux résultats de la réunion afin d'obtenir des informations exploitables, en permettant la diffusion sur toutes les plateformes et canaux pertinents et en favorisant le suivi
● Répondre aux demandes d'informations provenant de l'intérieur et de l'extérieur de MSF sur des questions organisationnelles et structurelles
● Proposer du contenu et collaborer avec le responsable de la communication interne sur les communications à envoyer à l'ensemble du public de MSF
● Assurer le suivi auprès de l'équipe des DG sur les questions financières
● Soutenir l'établissement de l'ordre du jour et le suivi entre le secrétariat associatif et le CoDir pour les réunions du Conseil d'Administration
● Accompagner les DG dans l'anticipation du contenu à venir du comité exécutif (EXCOM)

Superviser l'Assistant du Département de la Direction Générale et superviser la Plateforme des Assistants de Département

● Agir en tant que responsable de la plateforme des Assistants de Département, assurer le suivi des décisions prises et de leur mise en œuvre, et faire passer les questions au DGD si nécessaire
● Superviser l'assistant du Département de la Direction Générale, fournir le soutien administratif et logistique requis aux membres du département de la DG et être disponible pour fournir tout autre soutien à l'assistant du Département de la Direction Générale à la demande de la direction et des DGD