Contexte 

Dans le cadre de la transition d'un des dispositifs d'hébergement d'Urgence Sociale vers un dispositif de Demandeurs de Protection Internationale, nous recrutons une équipe de collaborateur.trice.s en vue d'assurer le lancement et le bon fonctionnement de ce nouveau centre. En prenant les rênes de cette initiative dès son ouverture, vous contribuerez activement à établir un lieu sûr et accueillant pour les bénéficiaires.

Votre fonction

Vous organisez les activités du centre et assurez un suivi opérationnel efficient, en cohérence avec la vision stratégique de l'institution afin d'assurer un accueil et un accompagnement de qualité pour les bénéficiaires. Vous gérez et supervisez l'équipe de coordination du pôle asile et migration.

Gestion d'équipe

- Participe au processus de recrutement et de sélection de ses collaborateur·rice·s direct·e·s;
- Assure, avec ses collaborateur·rice·s, un accueil qualitatif des nouveaux·elles travailleur·euse·s;
- Veille au maintien de mécanismes décisionnels efficaces et adaptés au sein de sa structure (réunions, partage d'informations, ...);
- Facilite la gestion de conflits éventuels (intra équipe et avec les bénéficiaires);
- Veille à une organisation du travail optimale en définissant clairement les rôles et responsabilités des membres de l'équipe;
- Analyse les besoins en développement des compétences de ses collaborateur·rice·s et collabore à la définition d'un plan global de développement pour répondre aux besoins organisationnels.

Gestion et Suivi opérationnel

- Chapeaute et doit répondre du fonctionnement opérationnel du site, des missions et des projets qui lui sont assignés;
- Assure le suivi des indicateurs opérationnels préétablis avec la Direction Opérationnelle et partage régulièrement les résultats;
- Rend compte régulièrement et de façon structurée de l'avancement des projets à son·sa responsable direct·e;
- Rédige les rapport d'activités internes et externes;
- Prospecte de manière continue en vue d'élaborer de nouveaux projets et de nouvelles coopérations avec des acteurs extérieurs;
- Représente l'Institution et le centre et leurs intérêts lors de rencontres intra-organisationnelles ou lors de visites extérieures.

Gestion de la trésorerie

- Assure le suivi de la trésorerie de sa structure dans un cadre budgétaire défini;
- Anticipe les besoins et les dépenses nécessaires au bon fonctionnement du centre.

Communication et liaison

- Assure une communication transparente au sein de son équipe en transmettant toutes les informations importantes (fonctionnelles, transversales ou hiérarchiques) au bon fonctionnement des services;
- Veille à ce que les différents canaux de communication utilisés soient fluides et sans équivoques;
- Partage les difficultés rencontrées dans l'équipe avec son·sa responsable direct·e et/ou les responsables fonctionnel·le·s et dégage des pistes de solutions;
- Anime régulièrement des réunions d'équipe, et ponctuellement des debriefings ou autres réunions à thèmes (avec l'équipe ou des partenaires extérieurs);
- Propose des solutions préventives aux potentielles sources de conflits;
- S'assure de tisser des liens de qualité et durables avec les partenaires externes

Formation continue

- Se forme de manière continue et proactive aux nouvelles méthodes de gestion opérationnelle et de gestion d'équipe;
- S'informe sur les évolutions du métier et les nouveautés juridiques, administratives des matières auxquelles est rattaché le public accueilli.

Garantie des règles de fonctionnement

- Incarne les valeurs organisationnelles (Respect, Transparence, Équité, Engagement et Collaboration) au travers d'une approche de gestion adaptée;
- Veille au respect du code de déontologie du New Samusocial et du secret professionnel inhérent à certaines professions ou contextes;
- Met à jour les conventions d'hébergement;
- Est garant du bon respect des règles en adéquation avec les outils et directives institutionnelles qui s'y rapportent;
- Acte et donne suite à toute plainte d'un.e bénéficiaire envers un.e autre bénéficiaire ou envers un travailleur·euse (et inversement) sous sa responsabilité.