Collaborateur·trice administratif·tive (h/f/x)
Collaborateur·trice administratif·tive (h/f/x)
ULB Engagée
ULB Engagée
Créée en septembre 2017, l'ASBL ULB Engagée a pour mission de susciter, faciliter, renforcer et valoriser l'engagement sociétal de l'ULB et de sa communauté. L'association héberge des initiatives sociétales telles que l'Université des enfants ou Migration, au-delà des préjugés. Elle propose des services d'accompagnement et de valorisation de l'engagement sociétal à travers les programmes Valorisation de l'Engagement Étudiant Citoyen (VEEC) et Engagement Citoyen de la Communauté (ECCo).
Au sein de VEEC, les activités visent à encourager les étudiant·es à devenir des citoyen·nes actif·ves et agents de solidarité en leur apportant une formation et un accompagnement, ainsi qu'en suscitant et valorisant leurs actions citoyennes. Ces activités comprennent la gestion d'un certificat extracurriculaire d'Engagement Citoyen (CECi), et la promotion et l'accompagnement de projets citoyens étudiants au travers de la Bourse Hessel.
Au sein d'ECCO, les activités visent à développer une dynamique d'engagement citoyen à grande échelle, allant notamment de l'Université vers l'extérieur. Concrètement, il s'agit entre autres de récompenser des initiatives engagées portées par des membres de la communauté à travers le Prix PEPITE, permettre du volontariat ponctuel pendant les Journées de l'Engagement ou encore mettre l'engagement citoyen à l'honneur lors de la Fête de l'Engagement.
https://engagee.ulb.be
Au sein de VEEC, les activités visent à encourager les étudiant·es à devenir des citoyen·nes actif·ves et agents de solidarité en leur apportant une formation et un accompagnement, ainsi qu'en suscitant et valorisant leurs actions citoyennes. Ces activités comprennent la gestion d'un certificat extracurriculaire d'Engagement Citoyen (CECi), et la promotion et l'accompagnement de projets citoyens étudiants au travers de la Bourse Hessel.
Au sein d'ECCO, les activités visent à développer une dynamique d'engagement citoyen à grande échelle, allant notamment de l'Université vers l'extérieur. Concrètement, il s'agit entre autres de récompenser des initiatives engagées portées par des membres de la communauté à travers le Prix PEPITE, permettre du volontariat ponctuel pendant les Journées de l'Engagement ou encore mettre l'engagement citoyen à l'honneur lors de la Fête de l'Engagement.
https://engagee.ulb.be
Partie 1 - Description
Partie 1 - Description
Vous avez envie de soutenir le fonctionnement d'une ASBL dynamique et porteuse de projets plein de sens ?
Vous êtes passionné·e par le travail administratif ou comptable ?
Dans le cadre de la création d'un nouveau poste, ULB Engagée recrute un·e collaborateur·ice administratif·ve.
Mission
La mission du.de la collaborateur·ice administratif·ve est d'apporter un soutien administratif à la gestion de composantes VEEC-ECCo et de l'ASBL. Il·elle travaillera à mi-temps avec la directrice de l'ASBL et à mi-temps avec la responsable Engagement Citoyen à l'ULB.
Activités des programmes VEEC -ECCo
En fonction de la saisonnalité des programmes et en appui à la responsable Engagement Citoyen :
● Assurer le suivi administratif auprès des participants au certificat CECi et les lauréats Bourse Hessel et du Prix PEPITE (réception des candidatures, signature des conventions, accès à l'université virtuelle, rendu des portfolio ou rapports d'activité, certification)
● Appuyer le suivi comptable des lauréats de la Bourse Hessel et du Prix PEPITE
● Assurer le soutien à l'organisation logistique d'évènements (création de formulaires, réservation de salles, gestion des inscriptions, co-organisation des détails logistiques)
● Assurer le soutien à l'organisation de rencontres et réunions (jurys, rencontres mensuelles CECi)
● Soutien aux acteurs du monde associatif souhaitant poster des offres de volontariat sur nos plateformes (TIME notamment)
● Mise à jour de bases de données de contacts d'initiatives engagées.
Activités ASBL
En appui à la direction
● Gestion RH (documents de gestion RH et démarches pour l'accueil de nouvelles personnes dans l'équipe, suivi des prestations vers le secrétariat social)
● Gestion comptable et financière de l'ASBL (encodage comptable, émission des déclarations de créance, aide à la préparation de bilans financiers pour les pouvoirs subsidiant...)
● Gestion des relations avec les fournisseurs et services supports de l'ULB (commande de matériel ou service, entretien d'équipements informatiques, etc.)
● Contribution au bien-être et à la vie d'équipe, entre autres via l'organisation de moments d'équipe ou la mise en place d'outils facilitant la circulation de l'information ou le vivre-ensemble
● Encodage, mise à jour et gestion de fichiers de données (liste de contacts, tableau de suivi des subsides etc.)
Vous êtes passionné·e par le travail administratif ou comptable ?
Dans le cadre de la création d'un nouveau poste, ULB Engagée recrute un·e collaborateur·ice administratif·ve.
Mission
La mission du.de la collaborateur·ice administratif·ve est d'apporter un soutien administratif à la gestion de composantes VEEC-ECCo et de l'ASBL. Il·elle travaillera à mi-temps avec la directrice de l'ASBL et à mi-temps avec la responsable Engagement Citoyen à l'ULB.
Activités des programmes VEEC -ECCo
En fonction de la saisonnalité des programmes et en appui à la responsable Engagement Citoyen :
● Assurer le suivi administratif auprès des participants au certificat CECi et les lauréats Bourse Hessel et du Prix PEPITE (réception des candidatures, signature des conventions, accès à l'université virtuelle, rendu des portfolio ou rapports d'activité, certification)
● Appuyer le suivi comptable des lauréats de la Bourse Hessel et du Prix PEPITE
● Assurer le soutien à l'organisation logistique d'évènements (création de formulaires, réservation de salles, gestion des inscriptions, co-organisation des détails logistiques)
● Assurer le soutien à l'organisation de rencontres et réunions (jurys, rencontres mensuelles CECi)
● Soutien aux acteurs du monde associatif souhaitant poster des offres de volontariat sur nos plateformes (TIME notamment)
● Mise à jour de bases de données de contacts d'initiatives engagées.
Activités ASBL
En appui à la direction
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● Gestion comptable et financière de l'ASBL (encodage comptable, émission des déclarations de créance, aide à la préparation de bilans financiers pour les pouvoirs subsidiant...)
● Gestion des relations avec les fournisseurs et services supports de l'ULB (commande de matériel ou service, entretien d'équipements informatiques, etc.)
● Contribution au bien-être et à la vie d'équipe, entre autres via l'organisation de moments d'équipe ou la mise en place d'outils facilitant la circulation de l'information ou le vivre-ensemble
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