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UCLouvain - Université catholique de Louvain - Assistant·e de direction - SF 28141 - Alterjob
UCLouvain - Université catholique de Louvain
L'UCLouvain représente, sur ses 6 sites ( Louvain-la-Neuve, Bruxelles Woluwe, Mons, Tournai, Bruxelles Saint-Gilles et Charleroi), plus de 200 métiers, 6000 collaborateurs, dans les secteurs de l'enseignement, la recherche et l'administration.

https://uclouvain.be/fr/index.html
Description
Fonction

Au sein du Service central des bibliothèques de l'UCLouvain, sous la responsabilité hiérarchique du Bibliothécaire en chef, le/la titulaire exercera les activités suivantes :

En tant qu'assistant·e de direction :

● Assurer le filtre pour les appels téléphoniques destinés au bibliothécaire en chef : appréciation des urgences, prises en charge des demandes d'informations, réorientation vers les personnes et/ou les services ad hoc
● Organiser les réunions impliquant régulièrement des interlocuteurs·trices externes et internes, aux agendas souvent forts sollicités
● Assurer la gestion de l'agenda du bibliothécaire en chef
● Traiter le courrier : rédaction de courrier à partir d'information succintes, préparation des documents utiles
● Assurer le secrétariat de réunions présidées par le bibliothécaire en chef : organisations logistiques, préparation de l'ordre du jour, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, suivi des décisions prises
● Gérer l'archivage des dossiers

En tant qu'assistant·e administratif·ve du service central des bibliothèques (SCEB) :

● Assurer l'accueil des visiteurs/visiteuses et l'accueil téléphonique
● Assurer l'organisation logistique des réunions
● Réceptionner le courrier, le trier et le redispatcher
● Gérer les stocks de consommables
● Assurer la logistique du service et gérer les incidents (prendre contact avec les services compétents en cas de problème technique, informatique,... et assurer le suivi)
● Assurer le suivi administratif des embauches d'étudiants·es jobistes pour le service
● Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel du service
● Assurer les commandes de matériel en bonne collaboration avec la cellule comptabilité
● Gérer les calendriers du SCEB : présence du personnel, agenda des transports assurés par le SCEB pour les bibliothèques
● Organiser les déplacements professionnels du personnel du SCEB
● Alimenter les pages du portail internet et intranet des Bibliothèques de l'UCLouvain : actualités, évènements et mise à jour des pages du menu général
● Assurer la récolte et la diffusion d'informations auprès des BIUL et de différents services de l'UCLouvain
● Aider à la conception de documents tels affiches, programmes, invitation, assurer la reproduction de supports publicitaires et assurer leur diffusion
● Assurer l'organisation d'évènements (colloques, expositions, réceptions)
● Récolter les informations et les données en vue du travail de reporting et aider à la rédaction et la publication du rapport annuel
● Gérer certains dossiers transversaux (ex.: parc des copieurs, porte-monnaie électronique, fourniture centralisée de matériel, ...)
Profil
● Diplôme de bachelier ou graduat (assistant·e de direction, relations publiques, communication ou bibliothéconomie)
● Expérience en gestion administrative et bureautique exigée
● Expérience dans la gestion de projets
● La connaissance de l'environnement académique et du secteur de l'information et de la documentation sont des atouts
● Maîtrise des outils informatiques tant sur MAC que sur Windows, y compris des logiciels de publishing (Indesign, Photoshop,...)
● Compétences linguistiques : très bonne maîtrise écrite et orale de l'anglais (niveau C1) et bonne connaissance du néerlandais (niveau B2)
● Expérience de travail avec des outils de partage de documents et de gestion de pages internet (la connaissance du cms Drupal est un plus)
● Esprit de synthèse
● Facilité de rédaction avec une excellente maîtrise de l'orthographe et la capacité d'adapter le style d'écriture aux attentes
● Bonne communication orale, sens du contact avec les différents·es interlocuteurs·trices
● Sens du service et de l'accueil, assertivité
● Capacité à gérer des plannings
● Rigueur et fiabilité dans la gestion des dossiers et informations
● Bonne organisation de ses activités, capacité à gérer les urgences et les imprévus, identifier les priorités et réorganiser ses actions en conséquence (adaptation et proactivité)
● Polyvalence
● Discrétion et intégration du devoir de réserve
● Sens des responsabilités et grande autonomie
● Capacité à s'intégrer à une équipe
Conditions
- Pour les Bibliothèques de l'UCLouvain (BIUL)
- Site principal : Louvain-la-Neuve
- Contrat au cadre à temps plein pour une durée indéterminée
- Entrée en fonction : dès que possible
Employeur
UCLouvain - Université catholique de Louvain
Lieu de travail
Louvain-la-Neuve
Contrat
CDI 100%
Profil
Bachelor
Date ultime pour postuler
01/03/2021
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