Haute Ecole Léonard de Vinci - Gestionnaire administratif·tive aux affaires étudiantes - Alterjob
Gestionnaire administratif·tive aux affaires étudiantes (h/f/x)
Haute Ecole Léonard de Vinci Bruxelles et Brabant-Wallon CDD Temps plein Deadline le 01/12/2020
Haute Ecole Léonard de Vinci
La Haute Ecole Léonard de Vinci (HE Vinci) est un établissement d'enseignement supérieur reconnu pour la qualité de ses 39 formations de types court (Bachelier), long (Master) et de spécialisations, dans les secteurs de la Santé, des Sciences humaines et sociales, et des Sciences et Techniques.
Située à Bruxelles et à Louvain-la-Neuve dans un environnement de qualité, la Haute Ecole accueille plus de 7500 étudiants de 68 nationalités différentes. Elle est active dans la recherche, la formation continue et dans de nombreux services à la société.
Sa priorité est de former des professionnels en pointe dans leur domaine. L'approche programme et la pédagogie par projets permettent de personnaliser le parcours des étudiants qui ont l'opportunité d'effectuer des stages dans le monde du travail. La Haute Ecole multiplie les partenariats internationaux dont bénéficient les étudiants et le personnel enseignant et administratif.
La Haute Ecole emploie plus de 1000 travailleurs.

http://www.vinci.be
Contexte et fonction
La direction Administration et affaires étudiantes recherche un gestionnaire administratif (H/F/X) aux affaires étudiantes à temps plein pour une prise de fonction immédiate. Date de remise des candidatures : mardi 1er décembre 2020

Raison d'être de la fonction et mission
Le ou la titulaire de la fonction sera amené.e à assurer, au sein de la direction Administration et Affaires étudiantes de la HE Vinci, en étroite collaboration avec l'équipe de direction, les missions et tâches suivantes :

- Gestion des tâches administratives propres aux Affaires Etudiantes de la Haute Ecole :
° Support à l'équipe de direction
° Organisation et planification des réunions du Groupe Affaires Etudiantes : convocation, élaboration de l'ordre du jour, rédaction des PV, suivi des réunions, feedback ...,
° Suivi des demandes internes et externes liées à la gestion des affaires étudiantes
° Commande des cartes étudiantes
° Suivi budgétaire du service

- GAE :
° Gestion du site d'équipe du Groupe Affaires Etudiantes : mise en ligne des documents actualisés, classement des informations, communication des échéances,...
° Gestion de la boite mail propre aux affaires étudiantes

- « Garante des procédures » :
° Supervision de l'échéancier global Administration et Affaires Etudiantes :
* échéances internes (documents administratifs, documents juridiques et documents internes propres à la BD de la HE),
* échéances externes (Communauté française, ARES ...) : élaboration d'un rétro planning, rappel aux secrétariats, collection des informations,         des documents, communication avec le service de contrôle de la Communauté française ...,
° Mise à jour et suivi de l'échéancier-document administratif

- Gestion administrative et logistique de l'examen de maîtrise de la langue française,

- Participation à des groupes de travail transversaux (permanent ou projet) en lien avec la mission du service.

- Suivi administratif des dossiers des étudiants de condition modeste : service social, service comptable, Commissaire,
...
La description de la fonction n'est pas exhaustive et est sujette à adaptation en fonction de l'évolution constante des besoins des équipes pédagogiques.
Profil
Diplôme et expériences professionnelles requis
Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier ou de master de préférence dans une orientation administrative
Vous pouvez justifier d'une expérience professionnelle pertinente mettant en avant une gestion administrative au service d'un public
Vous disposez d'une bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office et spécialement Excel
Faire état d'une expérience de gestion administrative dans un environnement pédagogique constitue un sérieux atout

Qualités attendues
Sens de l'organisation, de la planification, de l'anticipation
Excellente gestion des priorités
Capacité à travailler en équipe
Conditions et contrat
Modalités d'exercice de la fonction:
- Régime de travail : temps plein (38h)
- Hiérarchie : sous l'autorité de la direction Administration et affaires étudiantes
- Type de contrat : contrat à durée déterminée pouvant déboucher sur un contrat à durée indéterminée
- Lieu de travail : la fonction peut s'exercer sur différents sites d'activités de la HE Vinci
- Date d'entrée en fonction : dès que possible
Employeur
Haute Ecole Léonard de Vinci
Lieu de travail
Bruxelles et Brabant-Wallon
Contrat
CDD Temps plein
Profil
Bachelor Master
Date ultime pour postuler
01/12/2020
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