La Mutualité Chrétienne - Assistant·e administratif·tive - département achats - Alterjob
Assistant·e administratif·tive - département achats (h/f/x)
La Mutualité Chrétienne Bruxelles CDI 100%
La Mutualité Chrétienne
La Mutualité chrétienne (MC) participe au bien-être et à la santé de plus de 4,5 millions de membres. Comment ? Grâce au dynamisme de ses collaborateurs ! Ils unissent leurs forces au quotidien pour obtenir des résultats. La solidarité les inspire et les motive : ensemble, ils font tout pour aller de l'avant. La MC apprécie l'enthousiasme de ses collaborateurs. Leurs efforts sont reconnus et appréciés. Ils peuvent saisir de nombreuses opportunités de se développer et d'évoluer dans leur fonction. Une attention importante est accordée à l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Vous hésitez à nous croire sur parole ? Posez la question à tous ceux qui travaillent chez nous. Ils se feront un plaisir de vous le confirmer : chez nous, ça vit!
Contexte et fonction
Vous travaillez au siège central à Schaerbeek et apportez du soutien à la Direction et aux collaborateurs de la Direction Achats. Vous serez amené(e) à travailler pour un grand nombre de clients internes.


1-) Vous êtes en charge du secrétariat de A à Z de la direction Achats, à savoir :

● Prise en charge de tous les appels téléphoniques et dispatching vers les collaborateurs Achats.

● Suivi des boites mails (Achats, Direction Achats,...).

● Gestion du courrier (recommandés,...).

● Planification optimale des rendez-vous et des réunions de la Direction et des collaborateurs de la Direction Achats + gestion des priorités quotidiennes et leurs modifications.

● Assurer une préparation optimale des réunions/formations/évènements/séminaires internes et externes : préparation des dossiers, invitations et réservations, suivi, ...

● Rédaction des comptes rendus de réunions, préparation des ordres du jour des réunions, suivi des to do's et des tableaux de bords.

● Assister la Direction dans les tâches administratives liées à sa fonction (suivi des décisions et signatures, suivi engagement budgétaire, encodage/suivi des indicateurs, refacturation, factures entrantes...).

● Préparation des communications du service (évolution jurisprudence,...), relecture de documents, création de présentations powerpoint, traductions simples (FR-NL) et veiller à la bonne diffusion de l'information.


2-) Vous êtes en charge du support administratif aux Achats, à savoir :

● Vous gérez la migration des outils informatiques (encodage de données, création d'arborescence, accès ...) des emplacements actuels vers Sharepoint.

● Vous êtes le garant de l'archivage des données/dossiers de la direction Achats et cela tant papier qu'électronique.

● Dans le cadre du suivi hebdomadaire et de la planification pluriannuelle des marchés publics, vous êtes en charge de l'encodage des marchés dans l'outil et de la mise à jour des rétroplannings par marché. Vous communiquez un reporting hebdomadaire lors de la réunion d'équipe.

● Vous participez à la création et à la mise à jour des cadastres des contrats.

● Vous vérifiez la situation sociale et fiscale des opérateurs économiques via Télémarc (pendant la passation et sur demande pendant l'exécution des marchés publics).

● Sur demande, vous encodez les avis de marché sur la plate-forme « public procurement ».

● Sur demande, vous participez à la préparation de l'évaluation des marchés publics en élaborant des tableaux dynamiques via Excel et en encodant les données figurant dans les offres.
Profil
● Vous êtes minimum titulaire d'un Bachelor, vous êtes avide d'apprendre et êtes motivé(e). Vous avez déjà de l'expérience dans une fonction administrative variée.

● Vous êtes bilingue français/néerlandais, vous maîtrisez les 2 langues aussi bien à l'oral qu'à l'écrit (traductions dans les 2 sens).

● Vous êtes orienté(e) client et êtes un organisateur/planificateur né(e).

● Vous travaillez de manière proactive, autonome et êtes flexible.

● Vous êtes discret, faites preuve de diplomatie et communiquez de manière professionnelle.

● Vous avez une bonne plume et pouvez facilement rédiger différents types de documents tels que des documents d'information, des rapports, des courriers, des notes de synthèse,...

● Vous maitrisez MS Office (Excel, Word, Powerpoint), la connaissance de Sharepoint est un grand atout.

● Vous partagez les valeurs portées par la Mutualité Chrétienne et faites preuve d'un intérêt marqué pour nos missions et activités.
Conditions et contrat
● Nous offrons un contrat à durée indéterminée et un package salarial attractif en adéquation avec votre expérience. Notre site de Schaerbeek est facilement accessible via la gare de Schaerbeek, grâce à notre système de navette.

● Vous aurez la possibilité de contribuer à des améliorations significatives dans un écosystème complexe mais passionnant, doté d'acteurs et de systèmes variés.

● La MC est un acteur-clé en tant qu'assureur social.

● Vous disposez d'une bonne dose de liberté et de flexibilité pour organiser votre travail, explorer plus avant vos propres intérêts et élaborer vos propres propositions d'amélioration.

● Vous travaillerez pour une organisation sociale sans but lucratif, mais dotée d'un environnement Business et ICT professionnel en pleine expansion.

● En tant que mutualité santé, nous accordons une attention particulière à l'équilibre vie privée et vie professionnelle. Une présence de 2 jours sur Schaerbeek est nécessaire pour la cohésion de l'équipe mais après une période d'apprentissage, vous avez accès à du télétravail, 1 à 2 jours/semaine en fonction des besoins du service. Un jour de travail satellite est aussi envisageable (mutualité proche de votre domicile).


A la MC, votre travail a un impact sur la société. Chaque jour, vous faites la différence pour nos membres. Vous pouvez compter sur une enveloppe salariale diversifiée et compétitive, tout en préservant l'équilibre entre travail et vie privée. Mais cela ne s'arrête pas là. Car si vous le souhaitez, vous pouvez saisir de nombreuses opportunités. Nous vous proposons des formations et des possibilités d'évolution. Vous avez l'occasion de prendre des initiatives. Et vous collaborez à des projets riches en défis. Une chose est sûre : chez nous, vous pouvez vous développer. Comme pour tout collègue de la MC, une conclusion s'imposera bien vite à vous : chez nous, ça vit!
Employeur
La Mutualité Chrétienne
Lieu de travail
Bruxelles
Contrat
CDI 100%
Profil
Bachelor
Date ultime pour postuler
Non précisée
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