Centre Nos Pilifs - Assistant·e administratif·ve - Alterjob.be
Assistant·e administratif·ve (h/f/x)
Centre Nos Pilifs Laeken CDD 50%
Centre Nos Pilifs
Nos Pilifs est un centre de réadaptation ambulatoire pluridisciplinaire et une école fondamentale de type 3, spécificité autisme.
Nos Pilifs a pour mission l'élaboration d'un projet individualisé et la mise en œuvre d'un encadrement pour enfants présentant un trouble du spectre autistique, avec ou sans retard mental, en vue de développer leur autonomie, leur socialisation et leurs compétences cognitives.
A cette fin, Nos Pilifs propose aux familles d'être au cœur d'une alliance éducative et thérapeutique pour les enfants avec autisme, en partenariat avec tous les acteurs concernés.

http://www.centrenospilifs.be
Contexte et fonction
Mission de l'assistant(e) administratif(-ve)

Assurer l'accueil, la logistique et le secrétariat de l'asbl Centre Nos Pilifs (CRA et école).
Par son organisation, sa rigueur, son ordre, son sens du service, l'assistant(e) administratif(-ve) fera gagner du temps à l'équipe de direction.

Responsabilités

En priorité, l'assistant(e) administratif (-ve) gère les responsabilités suivantes (non limitatives).

Accueil :
· Réception des appels entrants avec filtre (détecter qui appelle, dans quel but, ...).
· Accueil des parents et des personnes extérieures à l'institution.

Support du management :
· Rédaction de mails ou courriers au nom du management.
· Suivis de réunions, rédaction PV, ...

Gestion des informations :
· Classement et archivage de documents et dossiers.
· Gestion (commande et rangement) des stocks de brochures, enveloppes, matériel de bureau, ...
· Mise à jour ponctuelle du site internet.
· Classement des articles de presse.
· Back-up informatique en l'absence de l'informaticien.
· Mise à jour des horaires thérapeutiques et des horaires du personnel

Suivi comptable :
· Production des factures, suivi des paiements, encodage des virements, gestion du fichier Excel des dépenses.
· Gestion administrative du compte bancaire.

Aide à la gestion de l'entretien du bâtiment :
· Gestion de l'équipe d'entretien des locaux, ...
· Contacter les corps de métier concernés pour l'entretien du bâtiment
· Compiler et transmettre la liste des tâches
· Assurer le suivi des tâches et faire le lien avec la direction sur ce sujet

Aide à la recherche de financements
-Tenir à jour la liste de sources de financements potentielles ainsi que le calendrier des appels à projets.
-Informer la direction des deadlines des appels à projet.
-Aider la direction à la rédaction des candidatures et des projets dans la recherche de financements (éléments génériques pré-établis valables pour tous les appels à projet : description de l'asbl, de sa mission,...)

Gestion logistique des journées institutionnelles et de conférence organisée pour l'équipe :
· Contacts avec les intervenants, encodage des inscriptions, signalétique, réservation salles, préparation du matériel, du catering, suivi des paiements, ...

Suivi fournisseurs :
· Commandes du matériel de bureau (papier, cartouches d'encre, ...), du catering (eau, fruits, ...).
· Vérification des fournitures entrantes.
· Vérification des plannings et rappels éventuels aux fournisseurs.
Profil
Niveau de formation

Bachelier.
Connaissance du néerlandais requise : B2.

Compétences

Cela demande les compétences suivantes:

· de la rigueur et de l'ordre (classement clair, facilité à retrouver les documents, bureau et espace de travail rangés).
- de la précision (dans la transmission d'informations, la comptabilité, ...).
· de l'organisation (planifier, anticiper, évaluer les timings, respecter les délais).
· le goût du service (avoir plaisir à rendre service, sourire en interne et au téléphone);
· un sens spontané du feed-back (prévenir quand le travail est terminé, prévenir des éventuels retards, ...).
· de la ponctualité (être opérationnel à une heure précise et dans tout RDV).
· être multitâches (aimer et pouvoir gérer plusieurs choses différentes en même temps : téléphone, accueil, tâches courtes et longues).
· le sens des priorités (vision de l'ensemble des actions et ordonnancement efficace).
· de la fiabilité (une personne sur qui on peut se reposer, qui est la mémoire des informations, ...).
· un esprit d'équipe
· une ouverture au monde du handicap, une sensibilité dans l'accueil des familles et des enfants avec handicap
· de la débrouillardise (aimer trouver des solutions pour dépanner les autres et leur permettre d'avancer dans leurs projets).
- de l'endurance, un travail soutenu dans la durée, de la persévérance.
· de la discrétion (dans la gestion des informations).
· une bonne communication orale et écrite (pouvoir rédiger un e-mail avec style à un Partenaire privé et public, à des chefs d'entreprise, ...).
· une aisance en communication orale et écrite.
· des capacités d'écoute (capter les demandes, les analyser, les traduire en actions concrètes).

Conditions et contrat
Contrat : mi-temps - CDD pour 6 mois renouvelable
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Employeur
Centre Nos Pilifs
Lieu de travail
Laeken
Contrat
CDD 50%
Profil
Bachelier
Date ultime pour postuler
Non précisée
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