Hôpital Erasme - Assistant·e de direction - Service d'Anatomie Pathologique - Alterjob.be
Assistant·e de direction - Service d'Anatomie Pathologique (h/f/x)
Hôpital Erasme Anderlecht CDI 100% Deadline le 31/08/2018
Hôpital Erasme
L´Hôpital Universitaire Erasme veille en permanence à garantir la performance de ses soins de santé, l´excellence de sa recherche et la qualité de son enseignement.

Tous nos collaborateurs médicaux, paramédicaux, soignants ainsi que ceux des services supports s´investissent pour offrir aux patients, de manière directe ou indirecte, une médecine de pointe à visage humain.

https://www.erasme.ulb.ac.be/
Contexte et fonction
Afin de renforcer l'équipe en place, nous sommes à la recherche d'un Assistant de Direction (H/F) pour le Service d'Anatomie Pathologique.

Description générale de la fonction :

En tant qu'Assistant de direction, vous êtes le véritable bras droit du Chef de Service d'Anatomie Pathologique et vous l'assistez dans ses activités médicales, scientifiques et académiques.

Vous effectuez et coordonnez les tâches administratives générales de manière à assurer la continuité et à permettre à l'entité de fournir des services de qualité. Vous assurez un rôle de relais vis-à-vis du Chef de Service.

Vos principaux rôles et responsabilités :

De façon structurée et organisée, vous assurez le support administratif des activités médicales, scientifiques et académiques du Chef de Service :

Gestion de l'agenda, gestion et mise à jour d'échéanciers divers
Traitement du courrier et des documents entrants et sortants
Réception des appels téléphoniques
Organisation des réunions et préparation des dossiers nécessaires
Suivi et administration des dossiers des membres du personnel, des gardes de service, des congés, des comptes, de la facturation, etc.

Vous exécutez diverses tâches de secrétariat :

Classement en qualité et en efficacité
Rédaction et mise en forme de courriers, emails, notes ou documents divers
Mise à jour des procédures, le cas échéant création des procédures
Résolution des problèmes bureautiques
Proposition d'améliorations : procédures, outils, méthodes, check-list, classement

Vous gérez et traitez les différents flux de communication et d'informations :

Gestion de dossiers spécifiques (conseil et contacts auprès d'instances et comités internes et externes à l'hôpital, recherche et réconciliation d'informations nécessaires à la constitution, suivi et gestion de dossiers)
Appréciation du niveau de confidentialité, du degré d'urgence
Personne de contact et interface avec les laboratoires, les visiteurs, le personnel et la hiérarchie
Vous organisez des événements internes et externes :

Support à la préparation de conférences, jurys, examens, ...
Participation active à l'organisation et la mise en œuvre d'événements divers
Organisation des voyages et séjours
Profil
Vous présentez un intérêt particulier pour le domaine médical et :
soit vous êtes titulaire d'un diplôme de Bachelier en Secrétariat de direction, avec une expérience professionnelle de minimum 5 ans,
soit vous justifiez impérativement d'une expérience de minimum 10 ans dans une fonction similaire
Une maîtrise de la Suite Office est indispensable (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Une bonne connaissance de l'anglais est requise
La connaissance du néerlandais est un atout
Vous avez le sens des responsabilités et des priorités
Vous êtes organisé et rigoureux
Vous faites preuve d'aisance relationnelle
Vous êtes polyvalent et flexible
Vous êtes assertif
Vous communiquez aisément tant par écrit que par oral
Vous aimez et êtes capable de travailler aussi bien de manière autonome qu'en équipe.
Conditions et contrat
Un contrat temps plein à durée indéterminée
L'opportunité d'exercer une fonction variée
Une rémunération attractive assortie d'avantages extra-légaux (chèques repas, jours de congés extra-légaux)
La possibilité d´accès à une crèche
L´hôpital est facilement accessible en métro, le parking est gratuit
Cliquez ici pour savoir comment
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Employeur
Hôpital Erasme
Lieu de travail
Anderlecht
Contrat
CDI 100%
Profil
Bachelier en Secrétariat de direction
Date ultime pour postuler
31/08/2018
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