Cliniques universitaires Saint-Luc - Assistant·e PMO dans le cadre d'un projet institutionnel majeur (TPI²) - Alterjob.be
Assistant·e PMO dans le cadre d'un projet institutionnel majeur (TPI²) (h/f/x)
Cliniques universitaires Saint-Luc Woluwe-Saint-Lambert CDD
Cliniques universitaires Saint-Luc
Les Cliniques universitaires Saint-Luc sont l'hôpital académique de l'Université Catholique de Louvain (UCL) à Bruxelles. La mission des Cliniques universitaires Saint-Luc est triple: prodiguer des soins aux patients, former d'excellents professionnels de la santé et mener des programmes de recherche clinique ambitieux dans les domaines les plus pointus. Le patient est au centre des préoccupations des près de 6000 collaborateurs. Ensemble, ils oeuvrent pour offrir des soins de qualité. Les Cliniques universitaires Saint-Luc sont , par ailleurs, un des principaux employeurs privés de la région de Bruxelles-Capitale.
Contexte et fonction
Les CUSL implémentent un système d'information visant à intégrer toutes les données relatives à la prise en charge des patients, tant administratives que médicales et infirmières, basé sur le logiciel Epic. En termes de gestion de projet, cette démarche correspond à un programme appelé Trajet Patient Intégré et Informatisé (TPI²). Ce programme concerne la quasi-totalité des employés des CUSL (+/- 5.000 personnes). Un PMO (Programme Management Office) est mis en place pour supporter les travaux liés au programme. Ce bureau fournira une palette de services de supportau CMIO, au Directeur de programme et aux différents Chefs de projet du programme. C'est à cette mission de support que participera le (la) assistant(e) du PMO.

En tant qu'assistant PMO, vous serez en charge des tâches suivantes:

- Collecter les différentes informations utiles au reporting du programme sur base des instructions du responsable du PMO.
- Suivre les commandes, collecter et agréger les relevés de prestations, enregistrer des données financières,...
- Assister au traitement de l'ensemble des informations générées par les participants du programme et des projets associés : mettre à jour le carnet d'adresses, agréger les rapports d'ateliers, créer des publipostages, encoder les données de planification,...
- Maintenir la cohérence de la source unique d'information (répertoire de fichiers et/ ou site Sharepoint) et de ses droits d'accès.
- Recevoir et structurer les retours des communications envoyées pour présentation aux organes concernés.
- Enregistrer les demandes de service et autres tickets dans l'outil de service desk.
- Fournir une aide administrative et logistique pour la tenue des réunions, ateliers et workshops : réservation de salles et de ressources, invitations, accès aux locaux, vérification du matériel, prise de présences, catering,...
- Organiser les voyages éventuels des collaborateurs impliqués dans le projet.
Profil
• Vous possédez un bachelier, idéalement dans le domaine du secrétariat de direction, ou de la gestion.
• Vous avez une très bonne maitrise de l'anglais (orale et écrite). Une expérience professionnelle dans un milieu international est un atout.
• A l'aise avec l'outil informatique, vous maîtrisez la suite MS Office, particulièrement Outlook, Word, Excel. Une connaissance des MS Project et/ou Sharepoint est un plus.
• Vous démontrez des aptitudes d'écoute et de communication et savez interagir en inter-métiers.
• Vous faites preuve d'autonomie et de prise d'initiatives dans un objectif d'évolution de votre fonction. Vous êtes ouvert aux apprentissages
• Vous êtes résistant au stress.
• Flexibilité dans les horaires de travail demandée (certaines réunions en fin de journée).
Conditions et contrat
Nous vous offrons un Contrat de travail pour un travail nettement défini pour toute la durée du projet (plus de 2 ans), assorti de divers avantages:

- Un environnement de travail de qualité (technologie de pointe, travail interdisciplinaire, hôpital universitaire actif dans la recherche et l'enseignement) et une stabilité professionnelle (accès à un catalogue de formations, mobilité interne envisageable,...)
- Sursalaire pour les prestations de soirée, dimanche et jour férié
- 20 jours de congés légaux (sur base d'un temps plein), additionnés de congés propres au secteur et de congés extra-légaux (congé d'ancienneté, conventionnels mobiles,...)
- Indemnisation des frais de transport et gratuité de l'abonnement SNCB
- Possibilité d'obtenir une assurance hospitalisation à un tarif préférentiel
- Tarifs préférentiels pour certaines prestations médicales
- Accès au restaurant du personnel avec tarifs particulièrement avantageux
- Accès parking gratuit
- Avantages octroyés par de nombreux commerces et fournisseurs
- Sport à prix réduit
- Plaine de vacances et crèche pour les enfants des membres du personnel
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Employeur
Cliniques universitaires Saint-Luc
Lieu de travail
Woluwe-Saint-Lambert
Contrat
CDD
Profil
Bachelier, idéalement dans le domaine du secrétariat de direction, ou de la gestion
Date ultime pour postuler
Non précisée
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