Administration communale d'Anderlecht - Coordinateur·trice de la cellule administrative bilingue NL FR - Alterjob.be
Coordinateur·trice de la cellule administrative bilingue NL FR (h/f/x)
Administration communale d'Anderlecht Anderlecht CDI 100%
Administration communale d'Anderlecht
Contexte et fonction
En tant que coordinateur de la cellule administrative vos missions seront celles définis ci-dessous.

Mission de management et de développement:

Répartition des tâches des Assistants Administratifs ;
Développement et rédaction de procédures liées à une amélioration du fonctionnement du service ;
Développement d'outils permettant l'amélioration du fonctionnement du service ;
Formation des collègues aux nouvelles procédures ou nouveaux outils ;
Personne ressource au niveau de la cellule administrative pour Nova ;
Rédaction de modèle de courriers ;
Vérification des courriers sortants ;des traductions dans les courriers ;
Vérification administratives des dossiers encodés par les assistants dans BOS, Nova, Acces,... ;
Gestion des besoins en fourniture de la section (contact avec l'économat, l'imprimerie, les bâtiments communaux, le service informatique, ...) ;


Mission administrative

Réception des appels téléphoniques ;
Rédaction des PV de réunion de service ;des autorisations des travaux de nuit, de week-end, des agréments ; des lettres de non respect des conditions suite à la visite des lieux par un technicien ;des procès-verbaux d'infraction ;des courriers de réponse aux riverains en cas d'opposition/observation lors de l'enquête publique ;
Gestion administrative des dossiers en permis d'environnement (courriers avant expiration des permis, rappels, courriers de dossiers incomplets, rappels, ...) ;
Gestion administrative des dossiers Horeca ;des notes de service ;et des Bases de données du service ;
Encodage de façon claire, précise et complète des informations dans BOS, NOVA, Access ;
Gestion des visites annuelles des salles de fêtes et des grandes surfaces ;
Préparation des dossiers pour la commission de concertation (transmission de dossiers au service Permis d'Urbanisme, convocation des ayants droits et du demandeur) ;
Encodage final et vérification du dossier pour un maintien de la base de données à jour ;
Envoi de copie conforme au Collège d'Environnement ;
Demande d'inspection et/ou d'avis au Service d'Incendie et d'Aide Médicale Urgente ;
Classement des Rapports du Service Incendie ;
Recherche dans la Banque Carrefour des entreprises de nouvelles exploitations sur le territoire communale ;
Echanger avec différents services communaux (Permis d'Urbanisme,...) et avec l'extérieur ( Bruxelles Environnement, Brulabo, Police,...) ;
Autres tâches à définir en fonction des besoins du service, de l'évolution de la commune et de la législation.
Profil
Connaissance général et techniques:

Excellentes qualités rédactionnelles (structure, orthographe, style,...)
Excellente connaissance des outils informatiques (Access, Open Office,...)
Vous êtes capable de rédiger facilement en néerlandais et français et de rapporter correctement des informations exprimés dans l'autre langue

Compétences relationnelles:

Bonne aptitude à la communication ;
Esprit d'équipe, critique et constructif ;
Capacité d'innovation, initiative, disponibilité et flexibilité ;
Capacité d'organisation et de planification ;
Autonomie et rigueur ;
Empathie et assertivité ;
Respect de la hiérarchie et de ses collègues ;
Résistance au stress ;
Discrétion et confidentialité.

Conditions d'accès

Diplôme de l'Enseignement Supérieur de type court (Bachelor) orienté en secrétariat ou lié à la gestion administratif

Bilingue: français - néerlandais
La détention du brevet Selor est un atout

La connaissance du fonctionnement d'une commune est un atout ;
La connaissance du fonctionnement du programme NOVA est un atout ;
La connaissance du fonctionnement du programme BOS est un atout ;
Une expertise dans le domaine de l'urbanisme est un atout ;
Une expertise dans le domaine de la prévention incendie est un atout ;
Une expertise dans le domaine acoustique est un atout.
Conditions et contrat
Contrat à durée indéterminée
Barème de la fonction publique pour le niveau B avec prime de bilinguisme (pour les titulaires du brevet Selor)
Horaire flottant 37,5h/semaine
Larges possibilités de formations
Assurance collective hospitalisation
Intervention dans les frais de transport en commun à 100 %(cf. règlement)
Possibilité d'allocation vélo ou allocation piéton
Cliquez ici pour savoir comment
postuler à cette offre d'emploi
Employeur
Administration communale d'Anderlecht
Lieu de travail
Anderlecht
Contrat
CDI 100%
Profil
Diplôme de l'Enseignement Supérieur de type court (Bachelor) orienté en secrétariat ou lié à la gestion administratif
Date ultime pour postuler
Non précisée
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