MSF Supply - Management Assistant - Alterjob.be
MSF Supply
MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination de religion, philosophie ou politique.

La Supply Unit d'OCB (Centre Opérationnel de Bruxelles) couvre la gestion de la chaîne supply dans son entier au niveau international et local des opérations de MSF Belgique. MSF Supply, est la centrale d'achats internationaux de Médecins Sans Frontières Belgique. Cette entité légale séparée à but non lucratif et dépendant de MSF offre un service logistique intégré aux missions sur le terrain: support technique, gestion des commandes clients, étude du marché et achat du matériel, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu'aux missions présentes sur le terrain. MSF Supply envoie chaque année 20000m³ de matériel vers 70 destinations.
Contexte et fonction
Raison d'être :

En tant que Management Assistant vous assistez et apportez du soutien sur le plan administratif et organisationnel au General Manager et au Management Team. Vous êtes également en charge de la communication et de l'organisation des événements au sein de MSF Supply.

Tâches principales :

Administration / organisation (75% du temps)

Apporter un support administratif et organisationnel au General Manager, à l'Administrateur délégué et au Management Team de MSF Supply
Organiser les réunions et prendre les minutes du Comité de Direction/Management Team, du Conseil d'administration, du Conseil d'Entreprise et des Plateformes des Coordinateurs ainsi que les réunions d'informations et inter-MSF Supply
Remplir et tenir à jour les obligations administratives et légales du Conseil d'Administration (publications au Moniteur belge, procurations requises, etc.)
Vérifier et faire le suivi mensuel des dépenses des membres de la direction et du Management Team
S'assurer de la bonne préparation des réunions au niveau de la direction tant sur le plan de la coordination des agendas que logistique (réservation de salles, vérification des outils multi media, diffusion des documents préparatoires)
Organiser la visite des groupes externes et superviser sa prise en charge par la réceptionFaire les réservations nécessaires pour les visiteurs non-résidents venant à Bruxelles (hôtels, logement, transport)
Organiser et prendre en charge dans son entièreté les différents événements pour le personnel de MSF Supply (repas de Noël, dîner annuel,...).

Communication (25% du temps)

Gérer et organiser l'information de la direction générale et du management team ainsi que l'intranet
Veiller à faire remonter de façon bilatérale les informations du Middle Management à la Direction afin d'améliorer la communication interne au sein de MSF Supply et avec MSF
Implémenter et organiser la communication interne au sein de MSF Supply ainsi qu'externe pour répondre aux besoins et priorités de la direction et du Middle ManagementVeillez à la mise à jour de l'organigramme
Profil
Profil souhaité :

Qualifications & Expériences :
Bachelor Office Management ou Master en Communication
Entre 3 et 5 ans d'expérience dans une fonction similaire
Motivé (e) et concerné(e) par le secteur associatif/humanitaire
Rigoureuse, autonome, proactive et sens des responsabilités
Organisé(e) et pragmatique
Aisance relationnelle et communicative
Discrétion et confidentialité
Flexible (disposé(e) à se libérer en soirée ou éventuellement se déplacer à l'étranger)

Langues :

Bilingue Français/Anglais, le Néerlandais étant un atout
Bonnes capacités rédactionnelles en Français et Anglais
Excellente maîtrise d'Office (Word, Powerpoint, Excell, Outlook) et outils multimedia
Conditions et contrat
Conditions :

Contrat à durée indéterminée à temps plein
Date de début : dès que possible
Salaire attribué en fonction de l'expérience
Lieu de travail : MSF Supply à Neder-over-Heembeek (Nord de Bruxelles)
Cliquez ici pour savoir comment
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Employeur
MSF Supply
Lieu de travail
Neder-Over-Heembeek
Contrat
CDI 100%
Profil
Bachelor Office Management ou Master en Communication
Date ultime pour postuler
28/02/2018
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