Administration communale de Jette - Gestionnaire de dossiers - Alterjob.be
Administration communale de Jette
L'administration communale de Jette se donne pour mission de créer un environnement accueillant centré sur la qualité de vie des citoyens.

Pour ce faire, elle s'engage à

- assurer les services administratifs
- garantir un cadre de vie sécurisant où il fait bon vivre
- proposer des infrastructures et des activités éducatives, sportives et culturelles
- organiser et soutenir des animations qui font de Jette une commune conviviale
- favoriser une dynamique de développement économique et de solidarité
Contexte et fonction
Le contrat d'adaptation professionnelle

Différentes aides permettant de faciliter l'intégration professionnelle des personnes en situation de handicap sont proposées. Le contrat d'adaptation professionnelle fait partie de ces aides : il s'agit d'une période de formation en situation réelle de travail qui a pour but de préparer l'intégration professionnelle d'une personne handicapée.

Mission du poste

Effectuer des tâches essentiellement manuelles ou procédurales, afin d'apporter un support aux services, ou d'améliorer le cadre de vie des usagers.

Dans le respect de la charte « Missions, Visions, Valeurs » de l'administration communale de Jette, l'Assistant administratif Espace public (Propreté publique, plantations, Signalisation routière et charroi) est chargé d'effectuer des tâches administratives, techniques et exécutives bien définies en appui du Chef du Service Gestion technique de l'Espace public. Ces tâches permettent le bon fonctionnement quotidien de l'administration. Il/Elle est le garant de la centralisation des informations et de la bonne circulation de celles-ci dans les services de l'Espace public. Il/Elle contribue à l'image de marque de l'administration en traitant avec diligence et professionnalisme les demandes des usagers et des services internes. Il/Elle veille au respect des règles et des procédures de travail, des délais et règlements en vigueur.


Activités principales

Préparer, rédiger des courriers, assurer le suivi, encoder et archiver des dossiers
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux plaintes, aux remboursements (containers, panneaux d'interdiction de stationner), aux conventions (graffitis, containers, etc.) et aux règlements taxes : collecte d'informations, documentations diverses, mise à jour et rédaction de courriers ou de documents
• Créer et mettre à jour des outils et procédures :
· tableau de facturation
· tableau des véhicules de service pour les kilométrages parcourus, les contrôles techniques, les entretiens et les réparations (factures)
· Suivi des règlements taxes
· le planning des activités hebdomadaires et à l'organisation des back-up
· inventaire et listing divers : canisites ...
• Planifier les aménagements nécessaires à l'espace public en vue d'activités et/ou d'événements (panneaux d'interdiction de stationner et barrière nadar)
• Centraliser, encoder, classer et archiver et mettre à jour les données relatif entre autres aux équipements individuels de sécurité, à la planification des lessives des équipements, à la gestion du stock des pharmacies, etc.
• Aider dans certaines tâches administratives générales : rédaction du rapport annuel, des communications aux membres du service, de procès-verbaux de réunions, factures ou autres courriers divers pour les techniciens, préparation des bons de travail, des bons de commande au Service Achats, des prêts de matériel, etc.
• Assurer les contacts, rapports, conventions et suivis avec l'Agence Bruxelles-Propreté

Réceptionner, encoder les facturations et en assurer le suivi administratif pour les services Gestion technique de l'Espace public (Plantations, Propreté publique, Signalisation routière, Charroi)

Collecter les informations et les descriptions techniques pour aider à la rédaction de certains cahiers de charge de marchés publics et assurer le suivi de la procédure au niveau administratif - la majorité des marchés publics étant toutefois géré par le Service Achats
• Rassembler les éléments du cahier de charges et aider à la rédaction de la proposition de décision Collège et Conseil
• Recherche des soumissionnaires potentiels, envoi des courriers aux soumissionnaires potentiels et transfert des offres aux chefs de service pour la désignation
• Rédiger la DC d'attribution selon le rapport d'analyse des offres et envoi des courriers d'attribution
• Mise à jour du tableau des marchés

Accueillir, informer et orienter le public interne et externe
• Traiter les demandes des citoyens/des usagers/des fournisseurs/des firmes extérieurs/des collaborateurs/ ... et en assurer le suivi dans des délais raisonnables
• Informer les collaborateurs internes au service sur les règlements du personnel : les congés, maladies, accidents de travail, etc.
• Assurer le suivi des dossiers des travailleurs article 60
• Gérer administrativement les dossiers relatifs aux peines alternatives

Assurer la bonne gestion d'activités spécifiques du Service Gestion technique de l'Espace public
• Déchets verts : encodage du nombre de visiteurs, des volumes de déchets fournis, gestion de la facturation si nécessaire
• Déchets chimiques et piles
• Gestion de l'occupation de la salle des plantations
• Rédaction et mise en page d'affichettes selon les besoins des services
• Gestion du droit d'auteur sur les « panneaux chien »
Profil
Compétences requises :

• Word ;
• Excel ;
• Outlook (mails, agenda);
• Power Point; Internet;
• Bonne maîtrise rédactionnelle
• Communication claire et structurée

Compétences linguistiques :

• Français - Néerlandais

Diplômes ou qualifications demandées : Bachelier ou CESS
Type de brevet linguistique requis :
Autres conditions (permis de conduire, etc) : Avoir un extrait de casier judiciaire vierge
Conditions et contrat
Le contrat d'adaptation professionnelle

Différentes aides permettant de faciliter l'intégration professionnelle des personnes en situation de handicap sont proposées. Le contrat d'adaptation professionnelle fait partie de ces aides : il s'agit d'une période de formation en situation réelle de travail qui a pour but de préparer l'intégration professionnelle d'une personne handicapée.

Les conditions sont consultables sur le site internet du PHARE.
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Employeur
Administration communale de Jette
Lieu de travail
Jette
Contrat
Contrat d'adaptation professionnelle
Profil
CESS / Graduat/Bachelor
Date ultime pour postuler
Non précisée
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