Espace Temps - Maison de Santé à Gilly - Coordinateur général - Alterjob.be
Espace Temps - Maison de Santé à Gilly
Maison de Santé à Gilly.
Contexte et fonction
La finalité de la fonction de coordinateur général

La mission générale du coordinateur général est de coordonner sur un plan organisationnel et administratif le travail des collaborateurs et des équipes d'Espace Temps. Le coordinateur a autorité sur les processus collectifs de travail pour permettre à chacun d'exercer ses responsabilités sur les contenus. Le coordinateur répond au conseil d'administration de l'asbl.

Les missions du coordinateur général

1. Un rôle d'impulsion au sein des instances de décision (CA, AG)

Conseil d'administration

• Participer au conseil d'administration comme membre de droit (sans droit de vote).
• De manière générale, rédiger, rassembler, diffuser les documents préparatoires en assurant un rôle d'impulsion qui permette au conseil d'administration de se focaliser sur sa mission de pilotage de la réalisation du plan stratégique.
• Présenter les comptes, bilans (en collaboration avec le bureau comptable). Préparer et présenter les budgets. Veiller au contrôle budgétaire.
• Veiller à la programmation et l'organisation des réunions du conseil d'administration.
• Veiller à assurer le secrétariat du conseil d'administration (ordre du jour, rapports de réunion).
• Assurer des missions spécifiques sur délégation du conseil d'administration.
Assemblée générale
• Veiller à la programmation et l'organisation des réunions d'assemblée générale.
• Veiller à assurer le secrétariat de l'assemblée générale (ordre du jour, rapports de réunion).
• Veiller à la préparation par le conseil d'administration des documents à soumettre à l'assemblée générale.
• Veiller à la mise à jour des différentes publications légales et statutaires.

2. Un rôle de garant des processus de réunions d'équipe.

• Veiller à la programmation et l'organisation des différents types de réunions d'équipe
   o réunion du pool clinique des médecins/infirmiers ;
   o réunion du pool psycho-social ;
   o réunion du pool d'appui (accueil, administration, compta, logistique, bâtiment) ;
   o réunion ad hoc (pour gestion de projets) ;
   o réunion générale.
• Veiller à la rédaction des ordres du jour et rapports ou mémo de réunion.
• Veiller à l'animation des réunions d'équipes.
• Veiller à la circulation adéquate des rapports ou mémo de réunion.
• Rédige pour le conseil d'administration une synthèse sur les travaux menés dans les différentes réunions et sur l'avancement des projets

3. Un rôle de gestion des ressources humaines

Gestion administrative des ressources humaines

• Veiller au respect de la législation sociale
• Rédiger, actualiser, enregistrer, classer les documents contractuels de gestion des ressources humaines (règlement de travail, conventions d'entreprise, conventions individuelles, contrats de travail, profils de fonction, registre du personnel, autres)
• Gérer l'interface avec le secrétariat social pour la gestion
   o des documents d'entrée, de sortie et d'itinéraire de carrière
   o des prestations mensuelles et des salaires

Gestion individuelle et collective des ressources humaines

• Organiser le processus de recrutement (offres d'emploi, gestion des candidatures, processus de sélection, accueil des nouveaux, ...).
• Veiller à la définition et la mise en œuvre.
   o d'une politique de formation
   o d'une politique d'évaluation (et/ou entretien de fonctionnement)
   o d'une politique du bien-être au travail.

4. Un rôle de soutien au pool d'appui

En s'appuyant sur une délégation forte et dynamisante avec une équipe expérimentée, le coordinateur soutient et supervise :
· les personnes chargées d'accueil
· la personne chargée de la comptabilité journalière et des paiements
· la personne chargée de la logistique médicale, de l'économat et du bâtiment
· la personne chargée des forfaits et de la facturation.

5. Un rôle de contributeur à des projets méso

• Veiller à l'avancement des projets méso (projets de quartier, plaidoyer politique)
• En fonction de ses disponibilités et des opportunités, le coordinateur général peut être amené, comme d'autres membres du personnel, à contribuer directement à des projets de quartier.
• Assurer, sur délégation du conseil d'administration, des missions de représentations extérieures dans les lieux et instances de concertations.

6. Un rôle de gestion des subsides

• Se tenir au courant des sources et des évolutions de subventions
• Rédiger les dossiers de subventions
• S'assurer que les personnes en charge du projet concerné le réalisent en conformité avec les exigences du pouvoir subsidiant
• Mettre en place les reportings nécessaires au suivi de la bonne exécution de la contrepartie des subsides
• Rédiger les rapports de subventions.
Profil
Profil, expérience et compétences requis pour la fonction

Etre concerné par les missions, les objectifs et les projets de l'association ; adhérer aux valeurs de l'association ; vouloir les traduire en comportements cohérents

• Avoir une expérience dans le domaine de santé ou dans le domaine social est un atout
• Etre capable d'accompagner la définition d'une stratégie institutionnelle et la conception de projets spécifiques
• Avoir une expérience et des connaissances avérées en termes de gestion organisationnelle, administrative et financière ASBL ou d'une PME
• Savoir écouter et comprendre, être capable d'animer des réunions, de mener des entretiens, s'exprimer de manière assertive, franche et claire.
• Avoir une bonne communication orale. Pouvoir rédiger de manière claire et structurée
• Avoir une capacité de gérer des processus collectifs de manière claire, motivante, dynamique et rigoureuse, en être le garant, tout en laissant une place centrale aux acteurs pour qu'ils puissent exercer leur responsabilité sur les contenus.
Conditions et contrat
Conditions de travail

• Contrat à durée indéterminée
• Si possible, à partir du 1 janvier 2018
• 38 heures par semaine (possibilité de réduire à un 4/5 temps)
• Lieu de travail principal : rue du Calvaire, 98 à 6060 Gilly
• Rémunération au niveau 80 de la paritaire 330.01 avec ancienneté reconnue
• Cheque repas de 8 €

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Employeur
Espace Temps - Maison de Santé à Gilly
Lieu de travail
Gilly
Contrat
CDI 100%
Profil
Expérience et connaissances avérées en termes de gestion organisationnelle, administrative et financière ASBL ou d'une PME
Date ultime pour postuler
20/11/2017
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